Bij de Nederlandse Vereniging voor Klinische Informatica (NVKI) vinden wij privacy van je gegevens erg belangrijk. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we vastleggen, hoe we ze verzamelen, gebruiken en delen tijdens en na je lidmaatschap van de NVKI.

Hoe worden jouw gegevens verzameld?

Er zijn verschillende momenten waarop de NVKI gegevens van jou verzamelt:

  • Bij het aangaan van het lidmaatschap: door middel van een papieren of digitaal aanmeldformulier;
  • Voorafgaand aan het lidmaatschap als je in opleiding bent bij een aan de NVKI-gerelateerde opleiding: via het secretariaat van die opleiding vraagt de NVKI een lijst van trainees op;
  • Bij het inschrijven voor een evenement of vergadering: door middel van een digitaal aanmeldformulier;
  • Bij het bijwonen van een evenement of vergadering: door middel van papieren of digitale documenten;
  • Bij het bezoeken van onze website https://nvki.nl: door middel van cookies en loggegevens.

De gegevens betreffende het lidmaatschap en evenementen worden vastgelegd in het boekhoudpakket Conscribo https://www.conscribo.nl/

Voor aanmeldingen van evenementen en registratie van bijeenkomsten, maken we gebruik van een zelfontwikkeld systeem via onze website.

 

Welke gegevens worden verzameld, waarom en met welke grondslag?

Hieronder staat in tabelvorm welke type gegevens we van je verwerken, waarom en met welke grondslag.

Gegevenstype Gegevens Reden voor verwerking Grondslag voor verwerking Toelichting
Lidmaatschap Voornaam, achternaam, adres, postcode geslacht, emailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, start en einde lidmaatschap Het lid zijn van de NVKI, het digitaal of op papier contact zoeken met onze leden en/of facturatie voor lidmaatschap en/of facturatie inschrijving voor een evenement Uitvoering van een overeenkomst Bij het aangaan van het lidmaatschap en/of de inschrijving voor een evenement is het noodzakelijk om gegevens vast te leggen ten behoeve van de facturatie.
Werkgever Naam, afdeling, kostenplaats, telefoonnummer, emailadres Facturatie voor lidmaatschap en/of inschrijving voor een evenement Uitvoering van een overeenkomst Als de factuur naar de werkgever moet worden gestuurd zijn deze gegevens noodzakelijk om een adequate verwerking mogelijk te maken.
Trainees Voornaam, achternaam, opleidingsjaar, emailadres, werkgever Informeren over het bestaan van NVKI en aanbieden van vrijblijvend lidmaatschap Toestemming Gegevens worden verkregen van het secretariaat van de opleiding. De NVKI verzoekt het secretariaat van de opleiding om deze gegevensverstrekking op te nemen in de overeenkomst tussen opleiding en de trainee.
Kenmerken van leden Opleidingsjaar, type lidmaatschap, lidmaatschap van commissies, deelname aan evenementen, functie van lid in organisatie, sector organisatie, contactgegevens organisatie Verenigingsbelang, aan kunnen bieden van specifieke en/of toepasselijke informatie en activiteiten Toestemming De NVKI is een vereniging waarin het delen van kennis en interesses en het vormen van netwerken centraal staat, om elkaar op een efficiënte manier te vinden of samen te brengen is het noodzakelijk deze gegevens vast te leggen
Aanwezigheidsregistratie Volledige naam, emailadres, lidnummer en de naam van je werkgever, aanwezigheid Voor het gericht kunnen aanschrijven voor een volgend/vergelijkbaar evenement en voor statistiek Toestemming Bij elke inschrijving wordt een deelnemer vooraf geïnformeerd over de persoonsgegevens die worden verwerkt
Website Tracking cookies

IP adres, geografische locatie van het toestel, gebruikte browsertype en taal, datum- en tijdstip van het bezoek

 

Cookies worden gebruikt voor het goed functioneren van de website en het genereren van bezoekersstatistieken. IP adres en browsergegevens worden gebruikt voor het kunnen aanbieden van het registratiesysteem zodat dit werkt op alle browsers. Toestemming

 

 

Als vereniging hebben we er belang bij dat onze website en diens onderdelen, gebruikt onder andere voor externe profilering, zo goed mogelijk werkt en informatie eenvoudig te vinden is.

Hoe kan ik mijn gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?

De NVKI probeert ervoor te zorgen dat de gegevens die we van je verzamelen accuraat, volledig en actueel zijn. Je kunt de NVKI vragen om toegang tot jouw persoonlijke informatie en verzoeken tot wijziging of het verwijderen van je gegevens. De NVKI zal zo snel mogelijk ingaan op je verzoek. Indien dit nodig wordt geacht, wordt je identiteit vooraf geverifieerd. Verzoeken die de privacy in gevaar brengen of praktisch onuitvoerbaar zijn (bijvoorbeeld dat het lidmaatschap niet kan worden voortgezet) kunnen worden geweigerd.

Verzoeken kunnen per mail aan het secretariaat worden ingediend: secretariaat@nvki.nl of schriftelijk geadresseerd aan het verenigingsadres.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Gedurende je gehele lidmaatschap van de Nederlandse Vereniging voor Klinische Informatica worden je gegevens uit artikel 1.2 bewaard. Na beëindiging van je lidmaatschap worden alleen de contactgegevens die benodigd zijn voor het toesturen van nieuwsbrieven en andere relevante informatie bewaard. Gegevens voor inschrijving en over aanwezigheid bij evenementen wordt na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd. Voor persoonsgegevens van trainees die uiteindelijk geen lid zijn geworden van de vereniging, wordt de wettelijke bewaartermijn aangehouden.

Hoe worden mijn gegevens beveiligd?

De NVKI maakt gebruik van Conscribo als boekhoudpakket. Binnen dit boekhoudpakket worden er op verschillende niveaus maatregelen genomen om je gegevens veilig te houden en dataverlies te voorkomen. Zie voor de details: https://www.conscribo.nl/security/

Gegevens die buiten Conscribo worden bewaard, worden zorgvuldig opgeslagen en beveiligd. Eventuele wachtwoorden zullen altijd niet-herleidbaar en met sterke encryptie (onomkeerbaar) worden versleuteld. De database waar deze informatie wordt opgeslagen is middels moderne technieken beveiligd met sterke wachtwoorden en deze worden ook regelmatig gerouleerd. Deze toegangsgegevens worden versleuteld opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden van de vereniging die betrokken zijn bij de ledenadministratie en/of facturatie. Tot slot wordt alle communicatie met onze website https://nvki.nl en alle onderliggende pagina’s versleuteld met 256 bits encryptie.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Wanneer wetgeving, technologie of gebruikte programmatuur verandert, zullen we dit privacybeleid aanpassen. Dit beleid is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement van de NVKI en zal zodoende in het geval van aanpassingen ook tijdens de algemene ledenvergadering worden besproken.

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 17 mei 2018.